La organización integral de congresos va mucho más allá de coordinar una fecha y un espacio. Detrás de cada evento hay meses de planificación, gestión de asistentes, comunicación, tecnología, producción y logística.
En este caso de éxito mostramos cómo desde METAVENTO colaboramos con ERLAC en la organización del XII Encuentro Internacional de Jóvenes Emprendedores (EIJE), aportando soporte en áreas clave como la secretaría técnica, la gestión de inscripciones, las herramientas digitales para asistentes, la producción del evento y el desarrollo de experiencias innovadoras basadas en inteligencia artificial.
El resultado fue un encuentro capaz de reunir a jóvenes emprendedores, profesionales, instituciones y entidades de referencia en torno a la innovación y el talento, ofreciendo una experiencia ágil para los asistentes y reforzando el impacto del evento tanto dentro como fuera del congreso.
El reto.
ERLAC necesitaba un partner capaz de dar soporte en diferentes áreas estratégicas del evento.
El objetivo era ofrecer una experiencia fluida para los asistentes, facilitar la gestión organizativa y aportar elementos innovadores que ayudaran a diferenciar el congreso y aumentar su impacto.
Para conseguirlo era necesario coordinar múltiples aspectos simultáneamente:
- Gestión de inscripciones y acreditaciones.
- Comunicación con asistentes.
- Desarrollo tecnológico.
- Producción de materiales.
- Coordinación operativa.
- Experiencias innovadoras para los participantes.
Nuestra contribución.
Desde METAVENTO trabajamos junto al team de ERLAC para dar soporte a diferentes áreas de la organización.
Secretaría técnica y gestión de asistentes
Nos encargamos de la gestión de inscripciones y del control de participantes, facilitando el proceso tanto para la organización como para los asistentes.
La centralización de la información permitió disponer de datos actualizados en todo momento y agilizar los procesos de acreditación y seguimiento.
Desarrollo tecnológico del evento
Diseñamos y gestionamos las herramientas digitales necesarias para facilitar la experiencia de los asistentes.
Entre ellas, la web del congreso y la aplicación del evento, que permitió centralizar información, comunicaciones y recursos en un único entorno.
Comunicación y experiencia de usuario
Trabajamos en la planificación y ejecución de diferentes acciones de comunicación dirigidas a los participantes.
El objetivo era mantener una comunicación clara antes, durante y después del encuentro, mejorando la experiencia global del asistente y reduciendo la carga operativa de la organización.
Producción y materiales
También participamos en la coordinación de diferentes elementos de producción, incluyendo materiales gráficos, cartelería y soportes necesarios para el correcto desarrollo del congreso.
La innovación que atrajo la atención de los medios.
Uno de los elementos más destacados del XII EIJE fue el desarrollo de una experiencia basada en inteligencia artificial.
Desde METAVENTO diseñamos un avatar virtual inspirado en Hércules, una figura estrechamente vinculada a la ciudad de A Coruña.
El avatar fue integrado dentro de la experiencia del evento para interactuar con los asistentes, incluida la alcaldesa Inés Rey, y aportar una capa adicional de innovación tecnológica.
La iniciativa despertó el interés de los medios de comunicación y contribuyó a aumentar la visibilidad del encuentro más allá de los asistentes presenciales.
Pero más allá de la repercusión mediática, el verdadero valor estuvo en demostrar cómo la tecnología puede utilizarse para enriquecer la experiencia de un evento y generar conversaciones que continúan una vez finalizada la jornada.
Un ejemplo de organización integral de congresos.
Cada evento es diferente.
Por eso no trabajamos con soluciones cerradas.
En algunos proyectos nuestro papel se centra en la secretaría técnica. En otros asumimos la producción completa o el desarrollo tecnológico. Y en muchos casos, como ocurrió con ERLAC y EIJE, acompañamos a nuestros clientes en diferentes fases del proyecto para garantizar que todas las piezas funcionen de forma coordinada.
Nuestra experiencia organizando congresos, jornadas profesionales, encuentros sectoriales y eventos corporativos nos permite adaptarnos a las necesidades de cada organización.
¿Necesitas apoyo para organizar un congreso o evento profesional?
Si estás planificando un congreso, una jornada técnica, un encuentro empresarial o cualquier otro evento profesional, podemos ayudarte.
Desde la estrategia inicial hasta la gestión de asistentes, la tecnología, la producción o la comunicación, trabajamos para que puedas centrarte en el contenido mientras nosotros nos ocupamos de que todo funcione.
Un evento exitoso no depende únicamente de lo que ocurre el día de la celebración. Empieza mucho antes.