Septiembre suele marcar el inicio de uno de los periodos con más actividad para los eventos de empresa.
Después de las vacaciones vuelven las reuniones de equipo, las presentaciones, las formaciones, los encuentros con clientes y los eventos internos. A ellos se suman las cenas de Navidad y otras acciones de cierre de año que empiezan a ocupar buena parte de las agendas de octubre, noviembre y diciembre.
El problema es que muchas empresas empiezan a organizar todo esto precisamente cuando regresan de vacaciones. Y entonces ocurre algo bastante previsible… espacios que ya no están disponibles, proveedores que no pueden abarcar más trabajos espacios y el tiempo corre en contra.
Si tu empresa tiene previsto organizar algún evento durante los próximos meses, hay algunas decisiones que merece la pena dejar encaminadas antes de que septiembre arranque definitivamente.
1. El espacio para los primeros eventos de septiembre.
Kick-offs, reuniones de inicio de temporada, presentaciones internas, encuentros comerciales, jornadas con clientes… Septiembre supone para muchas compañías una vuelta a la actividad y también una oportunidad para reunir de nuevo a sus equipos.
Cuando el evento requiere salir de la oficina, encontrar el espacio adecuado es una de las primeras decisiones que conviene tomar.
No se trata simplemente de buscar una sala con capacidad suficiente.
Como ya mencionamos en artículos anteriores, factores como la ubicación, los accesos, la distribución del espacio, las posibilidades audiovisuales, el catering o, incluso, la imagen que queremos transmitir condicionan enormemente la elección.
Cuanto más concreta esté la fecha y el formato antes de las vacaciones, mayor será el margen para comparar alternativas y encontrar un espacio que realmente encaje con el objetivo del evento, en lugar de terminar escogiendo únicamente entre aquellos que todavía tienen disponibilidad.
2. El formato del teambuilding de otoño.
Septiembre y octubre son también meses habituales para organizar actividades destinadas a reunir a los equipos después del verano. Y aquí suele aparecer una situación que conocemos bien: tener claro que se quiere organizar “un teambuilding” no significa tener definido el evento.
¿Buscamos una actividad de unas horas o una jornada completa? ¿Participará toda la empresa o únicamente un departamento? ¿Queremos trabajar algún objetivo concreto? ¿Será una actividad exterior? ¿Necesitaremos alojamiento? ¿Queremos incorporar una comida, una cena o algún otro momento más informal?
Definir estas cuestiones cambia completamente las opciones disponibles.
Un teambuilding puede ser una actividad sencilla para veinte personas o convertirse en una experiencia de varios días con desplazamientos, alojamiento, producción y diferentes actividades.
Por eso, antes de empezar a pedir propuestas, merece la pena definir al menos tres elementos: objetivo, número aproximado de participantes y fechas posibles.
A partir de ahí es mucho más sencillo diseñar una experiencia que tenga sentido para ese equipo.
3. Los espacios para las formaciones y reuniones del último trimestre.
Octubre, noviembre y diciembre concentran una gran cantidad de actividad empresarial.
Formaciones, convenciones, reuniones comerciales, presentaciones de resultados, encuentros con distribuidores o jornadas internas compiten por fechas y espacios durante prácticamente todo el trimestre.
Si ya sabes que alguno de estos encuentros tendrá lugar antes de terminar el año, agosto puede ser un buen momento para avanzar su planificación.
Especialmente cuando existen condicionantes importantes como reunir a un número elevado de personas, necesitar varias salas simultáneas, contar con determinados medios audiovisuales o buscar una ubicación muy concreta.
Tener la fecha y el espacio bloqueados permite además empezar a trabajar con tiempo el resto del evento: convocatoria, contenidos, producción, catering, desplazamientos o necesidades técnicas.
¿Y los eventos de Navidad?
Aunque diciembre todavía pueda parecer lejano, las comidas y cenas de empresa merecen una mención aparte.
Las fechas disponibles son limitadas y muchas empresas quieren celebrar sus encuentros en los mismos jueves y viernes de diciembre.
Si además buscamos un espacio determinado, necesitamos capacidad para un grupo grande o queremos organizar algo más que una cena, empezar a plantearlo después del verano puede marcar una diferencia importante.
No hace falta tener ahora todos los detalles decididos, pero sí puede ser un buen momento para definir fecha aproximada, número de asistentes y tipo de celebración.
Organizar con tiempo no significa tenerlo todo decidido.
Planificar un evento con antelación no implica cerrar en agosto hasta el último detalle de algo que ocurrirá en noviembre. Significa tomar primero aquellas decisiones que condicionarán todo lo demás.
La fecha. El espacio. El número aproximado de asistentes. El objetivo. El formato general.
Con esa base definida, el resto del proyecto puede evolucionar y adaptarse durante las siguientes semanas sin que cada nueva decisión esté condicionada por la falta de disponibilidad.
En METAVENTO trabajamos precisamente así. 😎
Acompañamos a las empresas desde las primeras decisiones hasta la producción final del evento: búsqueda y gestión de espacios, conceptualización, proveedores, producción audiovisual, comunicación, logística, acreditaciones y coordinación.
Y es que muchas veces la diferencia entre organizar un evento con tranquilidad o resolver problemas de última hora empieza varios meses antes de que llegue el primer asistente. ¿Nos ponemos en marcha?
Agenda una reunión con nuestro team y ¡que no nos pille el toro!